Antrag im eAntragsportal der IFB Hamburg — Schritt für Schritt

Vor dem Antrag: Unterlagen zusammenstellen

Die meiste Zeit kostet nicht das Ausfüllen des Formulars, sondern das Zusammentragen der Angaben. Sinnvoll ist, vorab Angaben zum Unternehmen, zur Betriebsstätte in Hamburg, zur KMU-Einstufung sowie ein klar umrissenes Beratungsvorhaben mit Angebot des Beraters vorliegen zu haben.

• Unternehmensdaten inklusive Handelsregister- bzw. Gewerbedaten und Steuernummer
• Nachweis bzw. Angaben zur Hamburger Betriebsstätte
• Angaben zur KMU-Einstufung: Beschäftigte, Umsatz oder Bilanzsumme, Beteiligungsverhältnisse
• Angebot des Beratungsdienstleisters mit Tagessatz und Aufwand
• Anlage Selbsterklärung Digitalisierungsberatung des Beraters
• Kurzbeschreibung des Vorhabens und des angestrebten Realisierungskonzepts

Der Ablauf im Portal

Im eAntragsportal legen Sie einen Zugang an, wählen das Programm aus und füllen den Antrag in Abschnitten aus. Zwischenstände lassen sich speichern, sodass Rückfragen an den Berater keinen Neuanfang erzwingen. Anlagen werden als Upload beigefügt; erst nach dem Absenden gilt der Antrag als eingereicht.

Wichtig ist die Reihenfolge: Der Beratungsvertrag darf erst nach Antragstellung geschlossen werden, und das Projekt darf vorher nicht beginnen. Eine rückwirkende Förderung ist ausgeschlossen — das ist der häufigste vermeidbare Fehler.

• 1. Zugang im eAntragsportal anlegen und Programm auswählen
• 2. Unternehmens- und Betriebsstättenangaben erfassen
• 3. Vorhaben und geplantes Realisierungskonzept beschreiben
• 4. Beraterangebot und Selbsterklärung hochladen
• 5. Angaben prüfen und Antrag absenden — erst danach Vertrag schließen

Nach dem Absenden

Die IFB Hamburg prüft den Antrag, sobald alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen. Rückfragen werden in der Regel über das Portal gestellt; eine zügige Beantwortung verkürzt die Bearbeitungszeit. Nach der Zusage beginnen Beratung und Erstellung des Realisierungskonzepts, das anschließend Grundlage der Abrechnung ist.

Häufige Fehler — und wie Sie sie vermeiden

Die meisten Verzögerungen entstehen nicht durch die Prüfung selbst, sondern durch vermeidbare Fehler bei der Einreichung. Diese vier Punkte verursachen in der Praxis die meisten Rückfragen:

• Vertrag vor Antragstellung unterschrieben: rückwirkende Förderung ist ausgeschlossen — Antrag immer zuerst.
• Unvollständige Selbsterklärung des Beraters: die Anlage muss vollständig ausgefüllt und unterschrieben hochgeladen werden.
• Vage Projektbeschreibung: das Vorhaben sollte Themenfeld, Ausgangslage und angestrebtes Ergebnis klar benennen.
• Fehlende KMU-Angaben: Beschäftigtenzahl, Umsatz oder Bilanzsumme und Beteiligungsverhältnisse vollständig angeben.

Bearbeitungszeit und Fristen

Wie lange die Prüfung dauert, hängt vor allem von der Vollständigkeit der Unterlagen ab. Vollständige Anträge werden in der Regel deutlich schneller beschieden als Anträge mit Rückfragen. Planen Sie dennoch mehrere Wochen zwischen Einreichung und Zusage ein und beginnen Sie die Beratung erst nach der Bewilligung.

Nach aktuellem Stand können vollständige Anträge bis zum 16. November 2026 eingereicht werden. Fristen können sich ändern — maßgeblich ist die Programmseite der IFB Hamburg.

Rechenbeispiel: Wie viel Zuschuss ist realistisch?

Gefördert werden bis zu 50 Prozent der förderfähigen Beratungskosten, bei einem förderfähigen Tagessatz von bis zu 1.100 Euro netto und maximal 7.500 Euro Zuschuss. Rechnen Sie das Beraterangebot vor dem Antrag einmal durch — so sehen Sie, ob der Umfang zum Förderdeckel passt.

• 5 Beratertage × 1.100 € = 5.500 € förderfähig → bis zu 2.750 € Zuschuss
• 10 Beratertage × 1.100 € = 11.000 € förderfähig → bis zu 5.500 € Zuschuss
• 14 Beratertage × 1.100 € = 15.400 € förderfähig → 7.700 € rechnerisch, gedeckelt auf 7.500 € Zuschuss
• Tagessatz über 1.100 € netto: der übersteigende Anteil ist nicht förderfähig und wird vollständig selbst getragen

So formulieren Sie die Vorhabenbeschreibung

Die Vorhabenbeschreibung ist der Teil des Antrags, der am häufigsten zu Rückfragen führt. Sie muss erkennen lassen, dass eine Beratung im Bereich Informationssicherheit oder Digitaler Wandel geplant ist und am Ende ein konkretes Realisierungskonzept steht. Kurz, konkret und auf die Hamburger Betriebsstätte bezogen ist besser als ausführlich und allgemein.

• Ausgangslage: Welche Prozesse, Systeme oder Risiken sind heute das Problem?
• Themenfeld: Informationssicherheit oder Digitaler Wandel (z. B. Prozessdigitalisierung, KI-Einsatz, Datenmanagement)
• Ziel der Beratung: Welche Entscheidung soll nach der Beratung möglich sein?
• Ergebnis: Realisierungskonzept mit Maßnahmen, Reihenfolge, Aufwand und Zeitplan
• Umfang: Beratertage und Zeitraum passend zum Angebot

Checkliste vor dem Absenden

Gehen Sie diese Punkte durch, bevor Sie den Antrag im eAntragsportal absenden. Jeder Haken spart eine mögliche Rückfrage.

• Betriebsstätte in Hamburg angegeben und Beratung bezieht sich auf diese
• KMU-Angaben vollständig, inklusive verbundener oder Partnerunternehmen
• Beraterangebot mit Tagessatz, Anzahl Tage und Leistungsbeschreibung hochgeladen
• Selbsterklärung Digitalisierungsberatung vollständig ausgefüllt und unterschrieben
• Kein Vertrag unterschrieben, kein Projektstart erfolgt
• Kein weiterer nicht rückzahlbarer Zuschuss für dieselbe Beratung beantragt

Nach der Beratung: Abrechnung und Auszahlung

Der Zuschuss wird nicht vorab, sondern nach Abschluss der Beratung ausgezahlt. Grundlage sind die Rechnung des Beraters, der Zahlungsnachweis und das fertige Realisierungskonzept. Das Unternehmen zahlt die Beratung also zunächst vollständig und erhält den Zuschussanteil anschließend von der IFB Hamburg. Die genauen Nachweispflichten ergeben sich aus dem Zuwendungsbescheid — lesen Sie ihn direkt nach Erhalt vollständig.

Soll das Konzept danach umgesetzt werden, kann der Hamburg-Kredit Digital als separates Darlehensprogramm die Investitionen finanzieren.

Häufige Fragen

Kann ich den Antrag auch per Post oder E-Mail stellen?

Nein. Der Antrag auf den Hamburg Digital Check wird ausschließlich digital über das eAntragsportal der IFB Hamburg gestellt.

Darf ich den Beratungsvertrag vorher unterschreiben?

Nein. Der Antrag muss vor Vertragsabschluss und Projektbeginn eingereicht werden, eine rückwirkende Förderung ist ausgeschlossen.

Wie lange dauert die Prüfung des Antrags?

Das hängt von der Vollständigkeit der Unterlagen ab. Vollständige Anträge werden in der Regel deutlich schneller beschieden; planen Sie dennoch mehrere Wochen ein und beginnen Sie die Beratung erst nach der Zusage.

Kann ich den Antrag zwischenspeichern und später weiterbearbeiten?

Ja. Im eAntragsportal lassen sich Zwischenstände speichern, sodass Sie Rückfragen mit Ihrem Berater klären können, ohne von vorn zu beginnen. Erst nach dem Absenden gilt der Antrag als eingereicht.

Was passiert, wenn die IFB Rückfragen hat?

Rückfragen werden in der Regel über das Portal gestellt. Eine zügige und vollständige Beantwortung verkürzt die Bearbeitungszeit deutlich.

Wer stellt den Antrag — das Unternehmen oder der Berater?

Antragsteller ist das Unternehmen mit Betriebsstätte in Hamburg. Der Berater liefert Angebot und Selbsterklärung Digitalisierungsberatung zu, der Antrag wird aber im Namen des Unternehmens eingereicht.

Wann wird der Zuschuss ausgezahlt?

Nach Abschluss der Beratung. Das Unternehmen zahlt die Beratung zunächst selbst und reicht Rechnung, Zahlungsnachweis und Realisierungskonzept ein; danach wird der Zuschussanteil ausgezahlt. Maßgeblich sind die Vorgaben im Zuwendungsbescheid.

Wie viele Beratertage sind sinnvoll, um den Zuschuss voll auszuschöpfen?

Bei einem förderfähigen Tagessatz von 1.100 Euro netto wird der Höchstzuschuss von 7.500 Euro ab rund 14 Beratertagen erreicht (15.400 Euro förderfähige Kosten × 50 %). Entscheidend ist aber, dass der Umfang zum Vorhaben passt.